Por qué son importantes los estudios de casos

La teoría por sí sola rara vez convence. Las empresas quieren ver cómo otros han superado retos similares. Este caso práctico ilustra cómo un fabricante de envases de tamaño medio transformó sus operaciones con PackQ - desde las peticiones iniciales de los clientes hasta la fijación de precios, la producción y la entrega.

Situación inicial: Situación de la empresa

La empresa, de propiedad familiar y con unos 150 empleados, estaba especializada en cajas plegables y envases de cartón ondulado. Entre sus clientes habituales se encontraban:

• Medianos productores de alimentos
• Empresas farmacéuticas
• Pequeñas tiendas de comercio electrónico

Principales retos antes de PackQ

• Plazo de entrega del presupuesto: 1-3 días por solicitud debido a los cálculos manuales
• Errores de datos: el 20% de los archivos de impresión eran defectuosos (imágenes RGB, falta de sangrado, dimensiones incorrectas).
• Tramitación de pedidos: Numerosas tiradas pequeñas hacían que los flujos de trabajo no fueran rentables.
• Retención de clientes: No había autoservicio en línea: todo tenía que pasar por ventas

La conclusión: sin soluciones digitales, la empresa no seguiría siendo competitiva.

Decisión para PackQ

Tras evaluar varios sistemas, la empresa eligió PackQ porque ofrecía:

• Normas ECMA y FEFCO integradas
• Cálculo de precios en tiempo real
• Comprobaciones dinámicas previas a la verificación
• Integración API con el sistema ERP (SAP) existente

Objetivo: establecer el Web-to-Pack como nuevo modelo de negocio y acelerar todos los procesos básicos.

Puesta en práctica: Paso a paso

Fase 1 - Planificación del proyecto

• Objetivos definidos: reducir los plazos de cotización, reducir a la mitad el porcentaje de errores, lanzar un portal del cliente
• Creación de un equipo de proyecto interfuncional (ventas, TI, producción)

Fase 2 - Biblioteca de productos

• Seleccionadas 10 cajas FEFCO + 5 cajas plegables ECMA para el lanzamiento
• Configurado con dimensiones y materiales en PackQ

Fase 3 - Lógica de precios

• Estructura de costes real modelada en el sistema
• Precios escalonados y costes fijos añadidos

Fase 4 - Integración

• PackQ conectado a ERP (SAP)
• Transferencia automatizada de datos de pedidos y producción

Fase 5 - Fase piloto

• Probado con 5 clientes clave
• Recogida de opiniones sobre usabilidad, precios y calidad de los datos
• Se ha ajustado ligeramente la lógica de precios

Fase 6 - Puesta en marcha

• Apertura de la tienda en línea para todos los clientes
• Campaña de marketing: "Configurar envases en línea"

Resultados a los 12 meses

La implantación de PackQ aportó mejoras cuantificables:

• Tiempo de respuesta: de 2 días a menos de 1 minuto
• Tasa de error: del 20% al 6% (-70%)
• Rendimiento: +30% más de trabajos procesados con la misma plantilla
• Pedidos en línea: +20% de crecimiento en el primer año
• Satisfacción del cliente: comentarios muy positivos, especialmente sobre la vista previa en 3D y la transparencia de precios

📢 Cita del director de producción:
"Antes, cada trabajo pequeño era un quebradero de cabeza. Hoy, procesamos incluso las tiradas pequeñas de forma rentable".

Factores clave del éxito

• Empezar poco a poco: lanzada con 15 productos estándar, ampliada más tarde.
• Formación: implicar al personal desde el principio para reducir la resistencia
• Integración ERP: flujos de trabajo fluidos
• Fase piloto: se eliminan obstáculos antes de la puesta en marcha

Ventajas para todos los departamentos

• Ventas: aliviadas, ya que ahora los clientes gestionan muchos pasos por sí mismos.
• Preimpresión: menos correcciones gracias a Dynamic Preflight
• Producción: datos estables y validados → menos paradas.
• Gestión: nuevas fuentes de ingresos y mayor satisfacción del cliente

Lecciones aprendidas

• La normalización es la base de la automatización. Las plantillas ECMA y FEFCO hacen posible Web-to-Pack.
• La gestión del cambio es crucial. Los empleados deben comprender el valor añadido.
• La atención al cliente merece la pena. La transparencia en precios y vistas previas genera confianza.

Planes de futuro

Tras el éxito, la empresa tiene previsto:

• Ampliar la cartera a 50 tipos de envases
• Introducción de la impresión de datos variables (VDP ) para tiradas personalizadas
• Lanzar portales multilingües para la expansión internacional

Conclusión

Este caso práctico lo demuestra: PackQ es más que un configurador. Es una herramienta de transformación que permite nuevos modelos de negocio y garantiza la competitividad a largo plazo.

Con una estrategia clara y una aplicación estructurada, las empresas pueden conseguir:

• Flujos de trabajo más rápidos
• Menos errores
• Clientes más felices
• Aumento de los ingresos

👉 Para los fabricantes de envases que aún dudan: ahora es el momento de dar el paso hacia Web-to-Pack.