Warum Fallstudien wichtig sind

Theorie allein überzeugt selten. Unternehmen wollen sehen, wie andere ähnliche Herausforderungen gemeistert haben. Diese Fallstudie veranschaulicht, wie ein mittelgroßer Verpackungshersteller seinen Betrieb mit PackQ - von den ersten Kundenanfragen über die Preisgestaltung bis hin zur Produktion und Lieferung.

Ausgangssituation: Wo das Unternehmen stand

Das Unternehmen, ein Familienbetrieb mit rund 150 Mitarbeitern, war auf Faltschachteln und Verpackungen aus Wellpappe spezialisiert. Zu seinen typischen Kunden gehörten:

• Mittelständische Lebensmittelhersteller
• Pharmazeutische Unternehmen
• Kleinere Geschäfte des elektronischen Handels

Die wichtigsten Herausforderungen vor PackQ

• Bearbeitungszeit für Angebote: 1-3 Tage pro Anfrage aufgrund manueller Berechnungen
• Datenfehler: 20% der Druckdateien waren fehlerhaft (RGB-Bilder, fehlender Beschnitt, falsche Abmessungen)
• Auftragsabwicklung: Zahlreiche Kleinauflagen machten die Abläufe unrentabel
• Kundenbindung: Keine Online-Selbstbedienung - alles musste über den Vertrieb laufen

Die Erkenntnis: Ohne digitale Lösungen würde das Unternehmen nicht wettbewerbsfähig bleiben.

Entscheidung für PackQ

Nach der Evaluierung mehrerer Systeme entschied sich das Unternehmen für PackQ weil es Folgendes bietet:

• Integrierte ECMA- und FEFCO-Normen
• Preisberechnung in Echtzeit
• Dynamische Preflight-Prüfungen
• API-Integration mit dem bestehenden ERP-System (SAP)

Ziel: Web-to-Pack als neues Geschäftsmodell etablieren und alle Kernprozesse beschleunigen.

Umsetzung: Schritt für Schritt

Phase 1 - Projektplanung

• Definierte Ziele: Verkürzung der Angebotszeiten, Halbierung der Fehlerquote, Einführung eines Kundenportals
• Aufbau eines funktionsübergreifenden Projektteams (Vertrieb, IT, Produktion)

Phase 2 - Produktbibliothek

• Ausgewählte 10 FEFCO-Schachteln + 5 ECMA-Faltschachteln für die Markteinführung
• Konfiguriert mit Abmessungen und Materialien in PackQ

Phase 3 - Logik der Preisgestaltung

• Modellierte reale Kostenstruktur im System
• Zusätzliche Preisstaffelung und Festkosten

Phase 4 - Integration

• Anbindung von PackQ an ERP (SAP)
• Automatisierte Auftrags- und Produktionsdatenübertragung

Phase 5 - Pilotphase

• Getestet mit 5 Schlüsselkunden
• Sammeln von Feedback zu Benutzerfreundlichkeit, Preisgestaltung und Datenqualität
• Die Preislogik wurde leicht angepasst

Phase 6 - Produktivsetzung

• Eröffnung des Online-Shops für alle Kunden
• Marketing-Kampagne: "Verpackungen online konfigurieren"

Ergebnisse nach 12 Monaten

Die Einführung von PackQ brachte messbare Verbesserungen:

• Bearbeitungszeit für Angebote: von 2 Tagen auf unter 1 Minute reduziert
• Fehlerquote: Senkung von 20% auf 6% (-70%)
• Durchsatz: +30 % mehr verarbeitete Aufträge bei gleichem Personalbestand
• Online-Bestellungen: +20% Wachstum im ersten Jahr
• Kundenzufriedenheit: sehr positives Feedback, insbesondere zur 3D-Vorschau und zur transparenten Preisgestaltung

📢 Zitat des Produktionsleiters:
"Früher bereitete uns jeder kleine Auftrag Kopfzerbrechen. Heute verarbeiten wir auch kleine Auflagen profitabel."

Wichtige Erfolgsfaktoren

• Klein anfangen: mit 15 Standardprodukten gestartet, später erweitert
• Schulung: Frühzeitige Einbeziehung des Personals, um Widerstände abzubauen
• ERP-Integration: Gewährleistung reibungsloser Arbeitsabläufe
• Pilotphase: Feedback zur Beseitigung von Hindernissen vor dem Go-Live

Abteilungsübergreifende Vorteile

• Vertrieb: entlastet, da Kunden nun viele Schritte selbst erledigen
• Druckvorstufe: weniger Korrekturen dank Dynamic Preflight
• Produktion: stabile, validierte Daten → weniger Stillstände
• Management: neue Einnahmequellen und höhere Kundenzufriedenheit

Gelernte Lektionen

• Standardisierung ist die Grundlage der Automatisierung. ECMA- und FEFCO-Vorlagen machen Web-to-Pack möglich.
• Veränderungsmanagement ist entscheidend. Die Mitarbeiter müssen den Mehrwert verstehen.
• Kundenorientierung zahlt sich aus. Transparenz bei Preisen und Vorschauen schafft Vertrauen.

Pläne für die Zukunft

Nach diesem Erfolg plant das Unternehmen weitere Maßnahmen:

• Erweiterung des Portfolios auf 50 Verpackungsarten
• Einführung des variablen Datendrucks (VDP ) für personalisierte Auflagen
• Einführung mehrsprachiger Portale für die internationale Expansion

Schlussfolgerung

Diese Fallstudie beweist: PackQ ist mehr als ein Konfigurator. Es ist ein Transformationswerkzeug, das neue Geschäftsmodelle ermöglicht und die langfristige Wettbewerbsfähigkeit sichert.

Mit einer klaren Strategie und einer strukturierten Umsetzung können Unternehmen viel erreichen:

• Schnellere Arbeitsabläufe
• Weniger Fehler
• Zufriedenere Kunden
• Höhere Einnahmen

👉 Für Verpackungshersteller, die noch zögern: Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, den Schritt ins Web-to-Pack zu wagen.